MANAJEMEN DISTRIBUSI FISIK

A.    Pengertian Dan System Distribusi Fisik

Distribusi fisik dalam pemasaran pada hakikatnya merupakan masalah logistic. Jadi distribusi fisik adalah arus fisik barang-barang. Manajemen distribusi fisik adalah kerja membangun dan mengoperasikan system arus barang yang efisien.Ruang lingkup sepenuhnya distribusi fisik meliputi baik produsen (1) gerak barang hasil jadi dari akhir tahap produksi sampai ke konsumen akhir dan (2) arus bahan baku dari sumber pentediaan sampai pada awal tahap produksi.

Tugas distribusi fisik dapat dibagi dalam lima bagian atau lima subsistem antara lain :

a.       Lokasi persediaan barang dan pergudangan

b.      Penanganan barang (material handing)

c.       Pengendalian persediaan (inventory control)

d.      Pemrosesan pesanan

e.      Pengangkutan

1.     Pendekatan Biaya Menyeluruh (Total Cost Approach)

Sebagai sebagian daripada konsep system,para pejabat eksekutif harus menggunakan pendekatan biaya menyeluruh (total cost apptoach) pada manajemen distribusi fisik. Para administrator harus mencari kombinasi total daripada alternative-latrenatif yang mengoptimalkan hubungan biaya laba bagi seluruh system distribusi fisik dan bukannya memerhatikan biaya kegiatan-kegiatan satu per satu.

2.     Optimasi Pertukaran Biaya (Cost Trade-Offs)

Gagasan bahwa pimpinan perusahaan harus berusaha memperoleh keseimbangan optimal antara biaya menyeluruh dan pelayanan pelanggan tersirat dalam konsep biaya menyeluruh (total cost concept). Usaha untuk mencapai keseimbangan optimal ini mengantarkan kita pada pengertian pertukaran biaya (cost trade-offs). Untuk menggambarkan konsep ini, kita ajukan anggapan bahwa pimpinan perusahaan hendak meminimalkan baik biaya penggudangan maupun biaya angkutan.

B.    Strategi Tindak Distribusi Fisik

Penggunakaan strategi logistic memungkinkan perusahaan memperkuat posisinya dalam pasar dengan cara memberikan lebih banyak kepuasaan pelanggan dan dengan merendahkan biaya usaha. Manajemen distribusi fisik juga dapat mempengaruhi pembauran pemasaran (marketing mix), khususnya perencanaan produk,penetapan harga dan saluran-saluran distribusi.

1.     Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

System logistic yang dikelola baik dapat memperbaiki pelayanan distribusi yang diberikan perusahaan kepada para pelanggannya, baik perantara maupun pemakai akhir. Tingkat pelayanan terhadap pelanggan memengaruhi permintaan secara langsung.Demikianlah halnya dalam pemasaran produk-produk non-diferensiasi (tak dapat dibedakan sebagai bahan kimia-bahan bangunan) dimana pelayanan pelanggan secara efektif mungkin merupakan satu-satunya keuntungan penting dalam persaingan bagi perusahaan itu.

2.     Merendahkan Biaya Produksi

Banyak cara penurunan biaya dapat direalisasikan dengan mengatur secara efektif segala kegiatan distribusi fisik perusahaan itu. Pengendalian kegiatan-kegiatan itu secara sistematis akan membuahkan penyederhanaan, umpamanya mendiadakan gudang yang tidak diperlukan.

3.     Menimbulkan Pertumbuhan Volime Penjualan

System logistic yang direncanakan tepat dalam membantu menimbulkan pertumbuhan volume penjualan.Sistem seperti ini akan mengurangi keadaan persediaan habis, secara demikian menambah penjualan dan kepuasan pelanggan.Sistem yang cepat tanggap dapat menyingkat waktu antar pesan-terima (order cycle) dan dengan demikian mengurangi persyaratan pengisian persediaan. Seluruh penghematan-pengehematan ini dapat dilimpahkan kembali kepada para pelanggan dalam bentuk harga lebih rendah dengan akibat bertambahnya penjualan.

4.    Penyesuaian Pada Perbedaan Produksi Dan Konsumsi:Menciptakan Haedah Waktu Dan Tempat

Nilai ekonomis penyimpanan (suatu bagian kunci dalam usaha pergudangan) adalah fakta terciptanya faedsah waktu (time utikity). Suatu produk dapat saja berada di lokasi yang tetap terhadap pasarannya,akan tetpai pada saat itu tidak ada permintaan akan produk tersebut. Penyimpanan perlu untuk mengoreksi ketidakseimbangan dalam saat (timing) produksi dan komsumsi. Dalam keadaan ini pergudangan (warehousing) membantu penyesuaian produksi tahunan terus-menerus kepada komsumsi musiman, sebagai umpamanya alat ski. Dalam pengertian ekonomi, fungsi utama subsistem pengangkutan dalam distribusi fisik adalah menbambah nilai pada produk dengan cara menciptakan faedah tempat.

5.     Menstabilkan Harga-Harga

Manajemen fasilitas penggudangan dan pengangkutan yang dilakukan secara hati-hati dapat membantu menstabilkan harga-harga bagi perusahaan individu ataupun bagi cabang usaha bersangkuatan. Jika pasaran sementara jenuh dengang produk tertentu,penjual dapat menimbun produk itu sampai keadaan penawaran dan permintaan dapat menjadi lebih berimbang.

6.     Mempengaruhi Pilihan Sluran Dan Lokasi Pedagang Perantara

Keputusan-keputusan mengenai pengendalian persediaan sangat berpengaruh atas pemilihan saluran niaga dan lokasi perantara oleh produsen. Seorang produsen dapat memilih perniaga dagang besar yang menyediakan jasa-jasa penyimpanan dan pergudangan. Agen-agen mencari order dan mempromosikan secara giat,sedangkan produk-produk yang dipesan secara fisik didistribusikan dari gudang-gudang umum itu. Akan tetapi,satu hal perlu mendapat perhatian, jarang sekali saluran pemasaran dipilih khusus atas dasar pertimbangan distribusi fisik. Sebaliknya, logistic hanyalah merupakan salah satu dari berbagai factor lain yang perlu diperhatikan.

7. Menjamin Biaya Yang Terendah Dengan Manjemen Lalu Lintas (Traffic Management)

Manajer lalu lintas barang berusaha agar perusahaan mereka mendapatkan jalan tercepat denga tariff angkutan terendah untuk cara mana pun yang dipilih yakni darat, sungai dan udara. Daftar tariff adalah daftar harga jasa-jasa perusahaan angkutan. Menafsirkan daftar itu secara tepat benar-benar merupakan seni yang memerlukan pengalaman mendalam. Jasa lain yang dapat disumbangkan oleh mananejer lalu lintas barang kepada perusahaan adalah tindak pengawasan terhadap tagihan biaya angkutan. Manajer lalu lintas barang dapat merundingkan penggolongan kembali barang-barang atau untuk memperoleh tariff khusus. Perusahaan dapat menawarkan agar produknya lebuh banyak diangkut oleh perusahaan transport itu, jika ia setuju menegnakan tarif lebih rendah.

C.    Tugas –Tugas Manajemen Distribusi Fisik

Suatu system distribusi tersususn atas lima subsistem.Kelima subsistem ini banyak saling pengaruh-mempengaruhi dan masing-masing juga banyak saling menguntungkan.Maka setiap subsistem perlu dikoordinasikan secara cermat dengan lainnya.

1.      Lokasi Persediaan Dan Pergudangan

Hal pokok dalam distribusi fisik adalah manajemen persediaan.Pimpinan atas dalam perusahaan harus mengambil keputusan mengenai besarnya, lokasi penanganan (handling) dan pengankutan persediaan.Hubungan antar bidang ini kerapkali sangat kompleks sifatnya.

Tife-tife terpenting fasilitas penggudangan umum meliputi:

a.  Gudang untuk barang dagangan umum,yang praktis menyimpan setiap produk yang perlu terlindung terhadap cuaca akan tetapi tidak memerlukan persyaratan khusus mengenai suhu, kelembaban  atau cara pindah-memindahkan

b.  Gudang barang-baranag khusus, digunakan untuk menyimpan barang-barang hasil pertanian khususnya sebagai biji-bijian, wol, kapas atau tembakau

c.     Gudang pendingin 9cold storage warehouse)

2.     Penanganan Barang (Materials Handling)

Pemilihan alat peralatan yang cocok guna penanganan (handling) produk secara fisik merupakan suatu segi penting darpada manajemen distribusi fisik. Di dalam pembahasan peralatan penanganan barang (materials handling equipment) ini kta masukkan pula masalah bangunan gudang. Dalam perjalanan sejarah,gudang-gudang dibangun bertingkat di daerah-daerah padat dalam kota. Penggunaannya menghendaki adanya  alat-alat angkat (elevator,chute)  serta lain alat untuk memindahkan barang secara vertical yang berharga mahalnaya.

3.     Pengendalian Persediaan (Inventory Control)

Pengendalian atas besarnya dan sususnan persediaan merupakan kegiatan kunci dalam setiap distribusi fisik.Bagi banyak perusahaan,persediaan merupakan investasi besar. Tujuan penegendalian persediaan adalah meminimalkan besarnya investasi tersebut serta kegoncangan dalam jumlah tersebut dan pada pihak lain kemampuan memenuhi pesanan pelanggan secara cepat dan tepat.

Luas persediaan ditentukan dengan mengimbangkan kebutuhan pasar dengan biaya-biaya. Permintaan pasar dapat diduga sebelumnya atas dasar perkiraan penjualan (sales forecasts). Makin tepat perkiraan,makin besar pula kemungkianan untuk mengoptimalakan luas persediaan.

Biaya-biaya persediaan meliputi:

a.  Biaya – biaya perolehan,yakni biaya produksi atau pembelian produk-produk itudan memasukkannya dalam persediaan.

b.  Biaya penahanan atau biaya penyimpanan (holding and carrying costs),sebagai biaya gudang,bunga atas investasi dalam persediaan ini, kerugian karena kerusakan atau kehilangan,pajak atas persediaan,dan sebagainya.

Luas persediaan juga sangat dipengaruhi oleh tingkat pemberian kepuasan kepada pelanggan yang dikehendaki. Yakni,beberapa persenkah dari pesanan-pesanan yang diharapkan dapat langsung dipenuhi dari persediaan yang ada oleh perusahaan.

4.     Pemrosesan Pesanan

Bagian lain dari distribusi fisik adalah kumpulan prosedur guna mengolah dan melaksanakan pesanan.Hal ini harus meliputi ketentuan-ketentuan tentang tagihan pembayaran,pemberian kredit,pembuatan faktur (invoice) dan penguangan tagihan-tagihan yang jatuh waktu. Ketidak puasan pelanggan dapat terjadi, jika perusahaan membuat kekeliruan atau lambat memenuhi pesanan.

5.     Pengangkutan

Bagian penting dalam distribusi fisik dalam banyak perusahaan meliputi pengangkutan produk kepada para pelanggan. Pimpinan harus memutuskan baik mengenai cara pengangkutan maupun perusahaan angkutan mana yang akan digunakan.